Come calcolare il valore di un investimento IT

Giustificare gli investimenti IT è una competenza fondamentale per chiunque lavori nel campo della tecnologia. Mentre la leadership prenderà molte decisioni di investimento IT nell’organizzazione IT, spesso le proposte di nuove attrezzature o servizi verranno dal personale IT. È importante comprendere la terminologia e le tecniche di base per realizzare un caso di investimento in una nuova apparecchiatura. Una cosa è chiedere di sostituire il software dell’help desk. Probabilmente sentirete dire: «Ci occuperemo di questo». In alternativa, se dite qualcosa come «sostituire il nostro software di help desk vi farà risparmiare 35.000 dollari all’anno e si ripagherà da solo in 3 anni», otterrete una risposta molto più positiva dalla vostra gestione IT.

Questo articolo vi fornirà le competenze di base necessarie per analizzare e creare una valutazione per un investimento informatico proposto. È necessario comprendere le nozioni di base prima di fare un tuffo profondo in queste tecniche finanziarie.

Investimenti (CAPEX)

Capitale è un termine usato per distinguere un acquisto che ha una vita utile di oltre un anno. Ad esempio, quando un’azienda acquista un computer portatile per un dipendente, ci si aspetta che il portatile duri 3 o 4 anni. I contabili richiedono che questo tipo di investimento informatico sia spesato in quel periodo invece di essere spesato nell’anno in cui è stato acquistato. Una società ha tipicamente delle polizze sulla vita utile delle attrezzature, nonché un importo minimo di dollari per una voce di spesa in conto capitale. Ad esempio, una tastiera che costa 50 dollari non sarebbe considerata capitale.

Ammortamento

L’ammortamento è il metodo che viene utilizzato per ripartire la spesa di un investimento di capitale informatico sulla vita utile dell’acquisto. Ad esempio, si supponga che il principio contabile per il capitale utilizzi l’ammortamento lineare. Ciò significa che l’ammortamento sarà lo stesso ogni anno. Supponiamo di acquistare un nuovo server per 3.000 dollari con una durata prevista di tre anni. L’ammortamento su tale investimento IT sarà di 1.000 dollari all’anno per tre anni. Questo è il deprezzamento.

Flusso di cassa

Il flusso di cassa è il movimento di cassa in entrata e in uscita da un’attività. È necessario comprendere la differenza tra il denaro contante e gli elementi non monetari. Di solito, il contante viene utilizzato per calcolare il valore degli investimenti IT. L’ammortamento è una spesa non in contanti, il che significa che il bene sottostante è già stato pagato, ma la spesa viene ripartita sulla durata del bene. L’acquisto originale dell’investimento IT sarebbe considerato il flusso di cassa in uscita quando si effettua l’analisi finanziaria.

Tasso di sconto

Si tratta di un tasso utilizzato in un’analisi per tener conto del fatto che un dollaro oggi vale più di un dollaro in 5 o 10 anni. L’utilizzo di un tasso di sconto nell’analisi degli investimenti IT è un metodo per dichiarare i dollari futuri in termini di dollari di oggi. Il tasso di sconto stesso è l’argomento di molti libri di testo. Se avete bisogno di un tasso di sconto altamente accurato per la vostra azienda, contattate il vostro ufficio contabilità. In caso contrario, utilizzeremo qualcosa come il 10% che rappresenta l’inflazione e il tasso che un’azienda potrebbe essere in grado di guadagnare su denaro non investito nel vostro materiale informatico. È un costo opportunità.

Tecniche di analisi degli investimenti IT

Ci sono molti metodi per aiutare nella valutazione degli investimenti IT (capitale). Dipende dal tipo di investimento che si sta facendo e dalla maturità dell’organizzazione IT nella valutazione degli acquisti di capitale. Anche le dimensioni dell’organizzazione possono svolgere un ruolo importante. Ma tenete presente che si tratta di una cosa che non richiede molto tempo, e anche se lavorate per un’organizzazione di piccole o medie dimensioni, questo sforzo sarà apprezzato.

In questo articolo, esamineremo due semplici tecniche di investimento IT. Utilizzandole entrambe insieme si ottiene un quadro completo del valore dell’investimento IT proposto.

  1. Valore attuale netto
  2. Periodo di rimborso

Valore attuale netto (VAN)

Il Valore Attuale Netto è una tecnica finanziaria che allinea una serie di flussi di cassa nel tempo e li attualizza ciascuno al periodo corrente. Il Valore Attuale Netto tiene conto del valore temporale del denaro. È tipico guardare i flussi di cassa in entrata e in uscita su un periodo di 3-5 anni e attualizzare il flusso netto in entrata meno il flusso netto in uscita in un unico valore. Se il numero è positivo, allora il progetto aggiungerà valore all’organizzazione, e se il VAN è negativo, abbasserà il valore dell’organizzazione. Il vero potere dell’analisi del VAN è quando si confrontano investimenti IT alternativi. Il VAN fornisce un valore relativo degli scenari di investimento IT e quello con il VAN più alto di solito viene preso in considerazione rispetto alle altre alternative.

La parte difficile del calcolo del Valore Attuale Netto è rappresentata dai numeri effettivi da utilizzare nell’analisi. Dal lato del deflusso dell’equazione, è possibile utilizzare il costo totale dell’investimento insieme alle spese di manutenzione e ai costi di implementazione. Il lato dell’afflusso può essere più difficile da raggiungere. Se l’investimento IT genera entrate incrementali, questo è abbastanza semplice e potete usare questi numeri nella vostra analisi. Quando gli afflussi (o i benefici) sono sul lato soft, il che significa che sono più soggettivi, come il risparmio di tempo, è molto più difficile da stimare.

Il meglio che si può fare è documentare le ipotesi e seguire l’istinto. Prendiamo un esempio in cui si fa un investimento informatico in un pacchetto software di help desk. Il vantaggio di un tale investimento è il risparmio di tempo da parte del personale IT ed eventualmente una maggiore soddisfazione da parte della comunità degli utenti. Se si sostituisce un pacchetto software di help desk esistente, si potrebbe anche risparmiare denaro per la manutenzione di quel sistema. È necessario suddividere i flussi in entrata e in uscita per condurre un’analisi del Valore Attuale Netto (VAN) per la vostra proposta di investimento IT.

Afflussi

Gli afflussi o i benefici derivanti da un investimento informatico possono essere soggettivi e meno precisi. Spesso il vantaggio di un investimento IT è il risparmio di tempo, la soddisfazione del cliente o altri numeri «soft». Ecco alcuni esempi di afflussi.

  • Costi di manutenzione risparmiati grazie al software in pensione
  • Tempo risparmiato dal personale IT grazie all’aumento dell’efficienza
  • Aumento dei ricavi

Flussi in uscita

I flussi in uscita sono in genere più facili da stimare, ma alcuni possono essere anche soggettivi. Ecco alcuni esempi di deflussi:

  • Costo del software (tasse di licenza, ecc.)
  • Manutenzione
  • Costi esterni di realizzazione

Periodo di rimborso

Il risultato dell’analisi del Payback Period indica il tempo necessario all’investimento informatico per recuperare il costo dell’investimento. Di solito viene indicato in anni, ma questo dipende dall’orizzonte temporale dell’analisi. Il Payback Period può essere un semplice calcolo, ma solo con una serie di semplici ipotesi.

Ecco la formula per calcolare il Payback Period su un investimento IT. In generale, più breve è il Payback Period, meno rischioso è l’investimento IT.

[Costo dell’investimento IT] / [Liquidità annuale generata dall’investimento IT]

Vediamo lo scenario in cui si acquista un software di e-commerce per 100.000 dollari. Supponiamo che questo software aumenti le entrate di 35.000 dollari all’anno. Il calcolo del Payback Period sarebbe di $100.000 / $35.000 = 2,86 anni. Quindi, questo investimento si ripagherebbe da solo in 2 anni e 10 mesi.

Il calcolo del Payback Period con una tale semplice serie di ipotesi presenta un notevole svantaggio. È altamente improbabile che le entrate derivanti dall’investimento informatico possano arrivare in modo uniforme per un periodo prolungato. È molto più realistico che il flusso di entrate non sia uniforme. In questo caso, bisogna considerare l’aumento annuale cumulativo delle entrate fino a quando l’investimento IT originale non viene «pagato».

Consideriamo lo stesso esempio dall’alto. Supponiamo che nell’anno 1, l’aumento netto delle entrate derivanti dall’investimento IT sia di 17.000 dollari. Negli anni 2, 3, 4 e 5 è rispettivamente di 29.000, 45.000, 51.000 e 33.000 dollari. Mentre questo è un aumento medio annuo delle entrate di 35.000 dollari, il periodo di rimborso è diverso a causa delle entrate non uniformi generate da questo investimento. Il periodo di rimborso nell’esempio è di oltre 3 anni, che è più lungo del calcolo originale basato su una media. Osservando l’aumento cumulativo delle entrate, è possibile vedere quando l’investimento originale è coperto. In questo esempio, trovate dove il costo dell’investimento IT (100.000 dollari) è coperto. Potete vedere che si verifica tra il 3° e il 4° anno.

Aumento cumulativo dei ricavi:

  • Anno 1 – $17.000
  • Anno 2 – 46.000 dollari
  • Anno 3 – $91.000
  • Anno 4 – $142.000
  • Anno 5 – 175.000 dollari

Proposta di investimento IT

Il vostro pacchetto di proposte di investimento IT potrebbe includere:

  • Riepilogo: Uno o due paragrafi che riassumono l’investimento informatico che proponete.
  • Giustificazione: Uno o due paragrafi che riassumono i risultati della sua analisi insieme alla tecnica che ha utilizzato (includere una tabella riassuntiva)
  • Stampa: Una stampa pulita del foglio di calcolo Excel che mostra l’analisi dettagliata

Anche se i calcoli sono importanti in un’analisi degli investimenti IT, non è tutto. Mettete insieme una proposta invece di stampare il foglio di calcolo o di inviare i risultati via e-mail. Pensate al vostro CFO come al pubblico quando preparate la proposta. Alla fine, potrebbe comunque finire sulla loro scrivania.

Iniziate la proposta con un riassunto dell’investimento informatico (capitale) che proponete, seguito da un riassunto in parole dei risultati della vostra analisi (insieme a calcoli sommari). Infine, allegate l’analisi dettagliata del foglio di calcolo e avrete una proposta professionale che il vostro capo apprezzerà.

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