Come gestire la cronologia delle revisioni in Google Docs

La cronologia delle versioni di Google Docs aiuta a controllare le modifiche apportate ai documenti condivisi. Questo è particolarmente importante quando si collabora su documenti con un gruppo di persone. Qui c’è tutto quello che dovete sapere per gestire, modificare e, se necessario, tornare a una versione precedente utilizzando la cronologia delle revisioni di Google Docs.

Avrete accesso alla cronologia delle revisioni di un documento solo se avete i permessi di modifica. Se avete creato il documento, siete liberi di andare, ma se qualcuno ha condiviso il documento con voi, assicuratevi di avere i permessi di modifica prima di andare avanti.

Come accedere alla cronologia delle versioni di Google Docs

Accedere alla cronologia delle versioni in Google Docs è facile, e ci sono un paio di modi per farlo.

La cronologia delle versioni non è disponibile sulla versione mobile di Google Docs. È possibile vedere i dettagli di un documento, come ad esempio quando è stato creato e quando è stato modificato l’ultima volta andando nel menu a tre punti in alto a destra e scegliendo Dettagli , ma la cronologia delle revisioni più dettagliate può essere visualizzata solo da un computer.

  1. Per prima cosa, aprite il documento per il quale volete visualizzare lo storico delle revisioni.

    Questo può essere tecnicamente qualsiasi tipo di documento in Google Drive, inclusi documenti, fogli o diapositive.

  2. Selezionare File dal menu in cima alla pagina.

  3. Scegliere Storico versioni .

    .

  4. Nel menu che appare, selezionare Vedi storia delle versioni . In alternativa, è possibile utilizzare la scorciatoia da tastiera Ctrl+Alt+Shift+H su un computer Windows, oppure Cmd+Option+Shift+H su un computer Mac.

  5. Un modo alternativo (e più semplice) per farlo è scegliere il link Last edit… in cima alla pagina, dove il link dirà qualcosa di simile a «Tutte le modifiche salvate nell’unità» se si sta attualmente lavorando su un documento o «L’ultima modifica è stata fatta 10 ore fa» se si è appena aperto il documento.

  6. La cronologia delle versioni si aprirà in un riquadro di navigazione a destra, e se ci sono state più modifiche effettuate durante una data versione, si dovrebbe essere in grado di navigare rapidamente attraverso di esse utilizzando le frecce di navigazione nell’angolo in alto a destra della pagina per passare da una modifica all’altra.

Lavorare con la cronologia delle revisioni in Google Docs

Una volta aperta la cronologia delle versioni di un documento, si dovrebbe vedere un elenco delle versioni salvate del documento. A seconda del numero di persone che collaborano al documento e della frequenza delle modifiche apportate, l’elenco può essere lungo o breve. E, a meno che non si sia già avuto accesso alla cronologia delle versioni e non siano state apportate modifiche, ogni versione sarà intitolata con la data e l’ora in cui sono state apportate le modifiche al documento.

Una delle prime cose che probabilmente noterete è che ogni persona che collabora a un documento ha un piccolo punto colorato accanto al proprio nome. Questi colori sono assegnati da Google, e quando si fa clic su una versione del documento, a condizione che sia selezionata l’opzione Mostra le modifiche in fondo alla lista della cronologia delle versioni, le modifiche apportate saranno evidenziate in un colore che corrisponde al punto accanto al nome della persona che ha effettuato la modifica.

Una volta selezionata una versione, a destra del nome della versione apparirà un menu a tre punti. Quando si seleziona quel menu, si trovano due opzioni:

  • Name this version : Selezionare questa opzione per aprire il nome della versione (che viene visualizzato come data e ora di default) per la modifica. È quindi possibile digitare il nome che si desidera che la versione abbia quella versione e premere il tasto Invio sulla tastiera per accettare il nuovo nome.
  • Effettua una copia : Questa opzione permette di creare una nuova copia del documento, così com’era alla data e all’ora della versione selezionata. Si apre una finestra di dialogo che permette di creare un nome per il nuovo documento e di scegliere una posizione in cui si desidera che il documento venga memorizzato. Se avete condiviso il vostro documento, avrete anche la possibilità di Condividerlo con le stesse persone .

Ripristino di Google Doc su una versione precedente

Se il motivo per cercare la cronologia delle versioni in Google Docs è quello di riportare un documento allo stato in cui si trovava prima delle modifiche, è possibile farlo in pochi passi.

  1. Dall’interno del documento aperto, navigare alla Cronologia delle versioni utilizzando le istruzioni di cui sopra.

  2. Trova la versione a cui vuoi tornare.

  3. Quindi, con la versione scelta, selezionare Ripristinare questa versione in cima alla pagina.

  4. Appare una finestra di dialogo di conferma. Selezionare Ripristina per riconvertire il documento alla versione precedente selezionata. Se cambiate idea, potete selezionare Annulla .

  5. Il vostro documento verrà ripristinato e ne vedrete la conferma in una breve finestra di dialogo a comparsa nella parte superiore della pagina, una volta completata la reversione.

Se si ripristina una versione precedente del documento e poi si cambia idea, si può tornare indietro nella cronologia delle versioni e ripristinare il documento di nuovo, ad una versione successiva (o precedente).

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