Come utilizzare la formattazione condizionale in Google Sheets

L’applicazione della formattazione condizionale ai vostri fogli di calcolo può davvero aggiungere un tocco professionale, modificando al volo l’aspetto di celle, righe e/o colonne in base a determinati criteri. Quando le condizioni specifiche sono soddisfatte, il colore di sfondo e il colore del testo delle celle in questione o anche delle celle in altre parti del vostro foglio di calcolo possono cambiare all’istante. Questo può essere utile in diversi modi, alcuni dei quali sono descritti in dettaglio negli esempi di questo tutorial.

Seguire le istruzioni riportate di seguito per applicare la formattazione condizionale in Google Sheets su un computer così come su un dispositivo Android. Mentre è possibile visualizzare le regole di formattazione condizionale sui dispositivi iOS (iPad, iPhone, iPod touch), non è possibile crearle o modificarle.

Regole di formattazione condizionale di base

L’aggiunta di regole di formattazione condizionale di base a un intervallo di celle in Google Sheets inizia tutto con il menu Formato .

Desktop/Laptop (la maggior parte dei browser web; Google Chrome preferito)

  1. Selezionare una o più celle dove si desidera applicare la formattazione condizionale. In questo esempio abbiamo scelto il tasso di conversione di ogni venditore.

  2. Selezionare Formato , situato nel menu Fogli verso l’alto dello schermo.

  3. Quando appare il menu a tendina, scegliere Formattazione condizionale .

    .

  4. L’interfaccia Regole di formato condizionale dovrebbe ora essere visualizzata sul lato destro del vostro foglio di calcolo, contenente una serie di impostazioni configurabili relative alla formattazione delle celle selezionate — che sono rappresentate nella sezione Apply to range . Selezionare il menu a tendina con l’etichetta Formattare le celle se… , che offre diverse condizioni di formattazione autoesplicative che possono essere applicate al suddetto intervallo di celle. Ai fini di questo esempio, abbiamo scelto di formattare le celle se il loro contenuto è uguale a meno di un tasso di conversione del 30%.

  5. Ora che avete specificato la condizione, è il momento di regolare le immagini che vorreste applicare alla/e cella/e se è soddisfatta. Cliccare sul menu a tendina etichettato Stile di formattazione , a quel punto vi verrà presentato un numero di colori di testo e di sfondo predefiniti tra cui scegliere. Se nessuno di questi si adatta al disegno di legge, l’opzione Formato personalizzato consente di selezionare i propri colori ed effetti, tra cui il testo in grassetto, corsivo, sottolineato e barrato.

  6. Se l’applicazione di un solo stile di formattazione ad una cella non è sufficiente a soddisfare le vostre esigenze, i fogli possono visualizzare diverse tonalità di un particolare colore a seconda di quanto sia vicino al punto minimo, medio o massimo un numero o una percentuale. Per applicare questa sfumatura progressiva allo sfondo delle celle, fare clic sull’intestazione della scheda Scala colori nell’interfaccia Regole di formato condizionale e inserire i valori numerici e i colori desiderati nei campi forniti.

  7. Apportando le modifiche di cui sopra, si noterà che vengono applicate istantaneamente all’intervallo di celle scelto. Queste modifiche non sono però permanenti e possono essere ripristinate cliccando sul pulsante Cancella . Se vuoi mantenerle in vigore, seleziona Done per chiudere la finestra Regole di formato condizionale e impegnare la nuova formattazione.

È possibile applicare più condizioni di formattazione allo stesso intervallo di celle ripetendo i passi 1-3 sopra e selezionando l’opzione Add new rule . Quando più regole vengono applicate alla stessa cella, esse vengono elaborate in ordine di priorità dall’alto verso il basso. Possono essere riordinate semplicemente trascinandole verso l’alto o verso il basso all’interno della lista.

Android

  1. Lanciare l’applicazione Google Sheets.

  2. Aprire un foglio di calcolo nuovo o esistente.

  3. Selezionare una o più celle dove si desidera applicare la formattazione condizionale.

  4. Toccare il pulsante Formato , rappresentato dalla lettera ‘A’ e situato verso l’alto del foglio di calcolo.

  5. L’interfaccia di formattazione dovrebbe ora essere visibile nella parte inferiore dello schermo. Scorrere verso il basso e selezionare Formattazione condizionata .

  6. Ora dovrebbe essere visualizzata l’interfaccia Create a rule , contenente una serie di impostazioni configurabili relative alla formattazione delle celle selezionate — che sono rappresentate nella sezione Apply to range . Selezionare il menu a tendina con l’etichetta Formattare le celle se… , che offre diverse condizioni di formattazione autoesplicative che possono essere applicate al suddetto intervallo di celle.

  7. Una volta specificata una condizione, è il momento di regolare le immagini che si desidera applicare alla/e cella/e se è soddisfatta. Toccare una delle sei opzioni che si trovano nella sezione Stile di formattazione . Se nessuna di queste soddisfa le vostre esigenze, il pulsante Custom vi permette di selezionare i vostri colori ed effetti, tra cui grassetto, corsivo, sottolineato e testo barrato.

  8. Se l’applicazione di un solo stile di formattazione ad una cella non è sufficiente, i fogli possono visualizzare diverse tonalità di un particolare colore a seconda di quanto sia vicino al punto minimo, medio o massimo un numero o una percentuale. Per applicare questa sfumatura progressiva allo sfondo delle celle, toccare l’intestazione della scheda Scala colori e scegliere i valori numerici e i colori desiderati nei campi forniti.

  9. Se siete soddisfatti delle vostre selezioni, toccate il pulsante SAVE per applicarle. Se si desidera aggiungere una seconda regola (condizioni descritte sopra), selezionare invece SALVA E AGGIUNGI NUOVO .

  10. Ora apparirà la schermata Formattazione condizionale che elenca le nuove regole. Toccare il segno di spunta nell’angolo in alto a sinistra della schermata per tornare al proprio foglio di calcolo.

Formattazione condizionale con formule personalizzate

Google Sheets fornisce oltre una dozzina di diverse condizioni di formattazione che riguardano le stringhe di testo, le date e i valori numerici – come abbiamo evidenziato sopra. Questa funzionalità non si limita tuttavia a queste opzioni predefinite, poiché è possibile utilizzare anche la propria formula per determinare se un intervallo di celle debba essere formattato o meno.

Per fare ciò è necessario seguire gli stessi passi che incorporereste una condizione di base, con un’eccezione chiave. Quando si raggiunge il punto di selezionare un’opzione dal menu a discesa Formatta le celle se , scegliere Formula personalizzata è invece . Successivamente, inserire la formula desiderata nel campo di modifica sotto il menu.

Una delle cose belle dell’uso di una formula personalizzata è che si può applicare il condizionamento ad un intervallo di celle basato su valori che risiedono altrove nel foglio di calcolo corrente. In questo esempio abbiamo applicato le seguenti formule a ciascuna delle rispettive celle della colonna E, colorando la cella di verde solo se il tasso di conversione trovato nella colonna precedente è superiore al 40%: =$D2>0.4, =$D3>0.4, =$D4>0.4, =$D5>0.4, =$D6>0.4.

Quindi quello che abbiamo fatto qui è stata aggiunta la formattazione condizionale ad un intervallo di celle che si basa su percentuali che si trovano in un intervallo di celle completamente diverso, cosa che non può essere ottenuta con le opzioni predefinite.

Come rimuovere la formattazione condizionale

L’eliminazione delle regole di formattazione condizionale da una cella o da un gruppo di celle è un processo molto semplice.

Desktop/Laptop (la maggior parte dei browser web; Google Chrome preferito)

  1. Selezionare la cella o le celle in cui si desidera rimuovere una o più regole di formattazione condizionale.

  2. Cliccare su Formato , situato nel menu Fogli verso l’alto dello schermo.

  3. Quando appare il menu a tendina, scegliere Formattazione condizionale .

    .

  4. L’interfaccia delle regole di formato condizionale dovrebbe ora essere visualizzata sul lato destro del vostro foglio di calcolo, visualizzando la regola o le regole attualmente associate all’intervallo di celle selezionato. Posizionate il cursore del mouse sulla regola che desiderate cancellare, in modo che appaia il pulsante del cestino. Cliccate su questo pulsante per cancellare la regola associata.

Android

  1. Selezionare la cella o le celle in cui si desidera rimuovere una o più regole di formattazione condizionale.

  2. Toccare il pulsante Formato , rappresentato dalla lettera ‘A’ e situato verso l’alto del foglio di calcolo.

  3. L’interfaccia di formattazione dovrebbe ora essere visibile nella parte inferiore dello schermo. Scorrere verso il basso e selezionare Formattazione condizionata .

  4. Ora apparirà la schermata Formattazione condizionale che elenca la regola o le regole attualmente applicate all’intervallo di celle selezionato. Per eliminare una particolare regola, toccare il pulsante del bidone della spazzatura situato all’estrema destra del suo nome. Un messaggio di conferma apparirà brevemente in fondo alla schermata, accompagnato da un pulsante etichettato UNDO . Se si è commesso un errore, selezionare rapidamente questo pulsante prima che scompaia.

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