Fondamenti di Microsoft Access 2010

Qualsiasi azienda che sia sopraffatta da grandi quantità di dati che devono essere monitorati o da un sistema che utilizza l’archiviazione cartacea, i documenti di testo o un foglio di calcolo per tenere traccia delle informazioni critiche può trarre vantaggio dal passaggio a un sistema di gestione dei dati. Un sistema di database come Microsoft Access 2010 può essere proprio quello di cui l’azienda ha bisogno.

Cos’è un database?

Al livello più elementare, una banca dati è una raccolta organizzata di dati. Un sistema di gestione di database (DBMS) come Microsoft Access fornisce gli strumenti software necessari per organizzare tali dati in modo flessibile. Esso comprende strumenti per aggiungere, modificare e cancellare dati dal database, porre domande sui dati memorizzati nel database e produrre rapporti che riassumono i contenuti selezionati.

Componenti Microsoft Access 2010

Microsoft Access 2010 offre agli utenti una soluzione DBMS semplice e flessibile. Gli utenti abituali dei prodotti Microsoft apprezzano l’aspetto familiare di Windows e la stretta integrazione con altri prodotti della famiglia Microsoft Office.

Tre dei principali componenti di Access che la maggior parte degli utenti del database incontrano sono le tabelle, le query e i moduli. Se siete appena agli inizi di Access e non avete già un database Access, imparate a creare un database da zero.

Le tabelle sono i blocchi di costruzione

Le tabelle sono gli elementi fondamentali di qualsiasi database. Se avete familiarità con i fogli di calcolo, troverete che le tabelle del database sono simili. Una tipica tabella di database può contenere informazioni sui dipendenti, tra cui caratteristiche come nome, data di nascita e titolo. Potrebbe essere strutturata come segue:

  • ID dipendenti
  • Cognome
  • Nome
  • Titolo
  • Saluto
  • Data di nascita

Esaminate la costruzione di una tabella e scoprirete che ogni colonna della tabella corrisponde a una specifica caratteristica del dipendente – o attributo in termini di database. Ogni riga corrisponde a un particolare dipendente e contiene le sue informazioni. Questo è tutto ciò che c’è da sapere. Se può essere d’aiuto, pensate ad ogni tabella come ad un elenco di informazioni in stile foglio di calcolo.

Richieste Richiedi informazioni

Un database che memorizza solo le informazioni sarebbe inutile; sono necessari anche metodi per recuperare le informazioni. Se si desidera semplicemente richiamare le informazioni memorizzate in una tabella, Microsoft Access consente di aprire la tabella e di scorrere i record in essa contenuti. Tuttavia, il vero potere di un database sta nella sua capacità di rispondere a richieste complesse. Le query di Access forniscono la possibilità di combinare i dati di più tabelle e di porre condizioni specifiche sui dati recuperati.

Immaginate che la vostra organizzazione richieda un metodo semplice per creare un elenco di quei prodotti che attualmente vendono al di sopra del loro prezzo medio. Se si recupera semplicemente la tabella informativa dei prodotti, l’adempimento di questo compito richiederebbe una grande quantità di ordinamento dei dati e l’esecuzione di calcoli a mano. Tuttavia, la potenza di una query consente di richiedere che Access restituisca solo quei record che soddisfano la condizione di prezzo superiore alla media. Inoltre, è possibile istruire il database di elencare solo il nome e il prezzo unitario dell’articolo.

Informazioni per l’inserimento dei moduli

Finora, avete letto dei concetti che stanno alla base dell’organizzazione delle informazioni in un database e del recupero delle informazioni da un database. Sono ancora necessari dei meccanismi per inserire le informazioni nelle tabelle. Microsoft Access fornisce due meccanismi principali per raggiungere questo obiettivo. Il primo metodo consiste nel far apparire la tabella in una finestra facendo doppio clic su di essa. Poi, aggiungere informazioni nella parte inferiore della tabella, proprio come si aggiungerebbero informazioni a un foglio di calcolo.

Access fornisce anche un’interfaccia di facile utilizzo per i moduli. L’interfaccia permette agli utenti di inserire le informazioni in forma grafica e di farle passare in modo trasparente alla banca dati. Questo metodo è meno intimidatorio per l’operatore di inserimento dati, ma richiede un po’ più di lavoro da parte dell’amministratore del database.

Rapporti di accesso Microsoft

I rapporti forniscono la capacità di produrre riepiloghi formattati in modo attraente dei dati contenuti in una o più tabelle e interrogazioni. Attraverso l’uso di scorciatoie e modelli, gli utenti di database esperti possono creare rapporti in pochi minuti.

Supponiamo che vogliate produrre un catalogo per condividere le informazioni sui prodotti con i clienti attuali e potenziali. Questo tipo di informazioni potrebbe essere recuperato dal database attraverso l’uso giudizioso delle query. Tuttavia, le informazioni sono presentate in forma tabellare – non è esattamente il materiale di marketing più attraente. I rapporti di Access 2010 consentono l’inclusione di grafica, formattazione attraente e impaginazione.

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